Z3-Finanzdatenextrakt für die Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung erfuhr mit den GDPDU ihre Digitalisierung, eine Neufassung wurde im November 2014 durch die GOBD erlassen.

Hierbei sind die Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 definiert. Für den Z1-Zugriff können Sie einem Prüfer einen Systembenutzer zuteilen, der als Berechtigung lediglich die Sichten des Work Centers Audit bekommt. Für den Z3-Extrakt steht im Hauptbuch die Funktion Extraktionslauf für Finanzdaten zur Verfügung.

Dieser exportiert Daten im Format SAP AIS, das in der Hilfe des Business-Suite-Moduls DART dokumentiert ist. Die von SAP Business ByDesign erstellten Daten entsprechen der dort hinterlegten Spezifikation. Allerdings sind Datenstrukturen in SAP Business ByDesign und SAP Business Suite verschieden. Die Segmente, die von SAP Business ByDesign ausgegeben werden, sind daher nicht identisch mit denen der Suite. Prüfer können daher keine Vereinbarungen wie das "Braunschweiger Modell" anwenden, jedoch problemlos in das Prüfprogramm einlesen. Beim Aufbau der Berichte wurde darauf geachtet, dass Daten "denormalisiert" ausgegeben werden. In der Praxis bedeutet dies, dass beispielsweise für die Debitorenextrakte kein Segment mit Kundendaten erforderlich ist, da die wesentlichen Kundendaten bereits in den Zeilen eines Kunden enthalten sind.

In der Standardauslieferung stehen einem Prüfer diese Segmente zur Verfügung:

Der Berichtsumfang kann durch Hinzunahme weiterer analytischer Berichte zum Extrakt erweitert werden. Eine Übersicht findet sich unter anderem im Hilfeartikel Übersicht über die Berichte im Finanzmanagement.

Eine Dokumentation um Extraktionslauf für Finanzdaten findet sich im Hilfe-Dokument Extraktionslauf für Finanzdaten – Quick Guide. Die Erweiterung eines Berichtspaketes ist dort unter Aufgaben - Voraussetzungen prüfen beschrieben.

Aus konkreten Prüfungssituationen hat sich ergeben, dass es zweckmäßig ist, ein eigenes Berichtspaket als Kopie des Standard-Berichtspakets für den Z3-Extrakt anzulegen und dieses um folgende Berichte zu erweitern:

Sofern in der Prüfung die Überlassung der Änderungshistorie für Stammdaten (Kunden, Lieferanten) zum Thema wird, so kann diese Anfrage durch Nutzung des Change Collectors beantwortet werden. Eine gute Beschreibung ist hier zu finden sowie in der Hilfe.