Carga inicial de activos fijos

[gerardo_mendez]

Buen día compañeros.

Estoy tratando de hacer pruebas de escenarios de carga inicial de activos fijos ya depreciados (en proceso de depreciación), creo que es una situación muy común con la incorporación del módulo de AF a SAP Business One pero no encuentro información específica al respecto, toda la información que encuentro es muy general por lo que agradecería si alguien me pudiera proporcionar ayuda al respecto.

La mayoría recomienda que la carga se realice desde la herramienta "Importar datos maestros del activo fijo de Microsoft Excel" la cual es una opción que nunca he utilizado por lo que agradecería si alguien me proporciona un ejemplo del archivo utilizado para cargar sus activos en proceso de depreciación.

[gerardo_mendez · Accepted solution]

La ayuda de SAP me indica que los valores necesarios son los siguientes:

Activo fijo activo: Los activos que tienen una fecha de inicio de amortización y no tienen una fecha de baja

Para los activos fijos activos, especificó lo siguiente:

• Número de artículo
• Clase de activo
• Área de amortización
• Vida útil
• Resto de vida útil
• Clase de amortización
• Costos de adquisición y producción
• Amortización normal acumulada

Pero al tratar de cargar dichos valores me arroja el siguiente error:

"La vida restante del activo fijo "XXXX" para el área de amortización "XXXX" no es correcta"

Por lo que me sería de mucha ayuda si alguien me pudiera compartir un ejemplo de plantilla para la carga de activos fijos en proceso de depreciación.

Muchas gracias.

[agustin_marcoscividanes · Accepted solution]

Hola

si los vas a cargar en el 2016, resto de vida útil y valores pendientes de amortizar deben calcularse a partir del 1 de enero de 2016.

El proceso de carga simula el estado de los activos a 31 de diciembre de 2015.

Un saludo

Agustín Marcos Cividanes

[gerardo_mendez · Accepted solution]

Esto es nuevo Agustín, desconocía esta consideración, imagino que esto implicaría cancelar todas las pólizas de depreciación que se han calculado de manera manual (Antes de cargar los activos al sistema).

Sobre el tema de la plantilla para la carga, ¿tienes alguna sugerencia (o ejemplo)? La verdad es que nunca he trabajado con la carga de datos desde excel.

Tengo algunas otras dudas pero logrando la carga podría resolverlas bajo la marcha.

Muchas gracias por tu apoyo.

[Former Member · Accepted solution]

Buenas,

Yo los he subido tanto por Excel como por DTW, y realmente me parece mas práctico DTW, ya que como dice Agustín cuando lo haces por Excel tienes que calcular valores al 31/12 del año anterior.

Las 3 ultimas veces que he cargado activos fijos lo hago de la siguiente manera:

1) Cargo el dato maestro de cada activo. (Ficha, clase de AF, atributos, centros de costem proyectos, etc).

2) Cargo las plantillas de capitalización (OACQ, ACQ1 y ACQ2). Si es como saldos iniciales y estoy subiendo asiento de balance también, lo que hago es cuadrar la cuenta contable como transitoria para que luego queden en cero dichas cuentas (proceso de saldos iniciales normal), en caso contrario parametrizo las cuentas contables para que no genere ningún efecto contable pero que el activo fijo si tome el valor correspondiente y pueda empezar a depreciarlo.

Ejemplo de asiento al momento de cargar dichas plantillas:

Cuenta transitoria             XXXX

      Cuenta transitoria                XXXX.

Luego modifico las cuentas para el día a día.

3) Modificar el ejercicio de activos: Utilizo esta opción dependiendo del año en el que quiero contabilizar la amortización. Ejemplo: Si el activo tiene fecha de compra (capitalización) del año 2011 pero yo quiero contabilizar la depreciación solo en el 2016, modifico el ejercicio de los activos hasta el 2016 y luego ejecuto la amortización.

Espero que te haya servido, cualquier duda estoy a la orden.

Saludos.

Javier Simón

[gerardo_mendez · Accepted solution]

Muy interesante tu aportación, se que debe ser un esfuerzo muy grande armar las plantillas para la carga de los activos pero en verdad agradecería mucho si alguien me proporciona un ejemplo.

Ahora bien, he replicado el escenario que me comentas en Business One de manera manual (Sin plantillas):

1.- Creo el activo fijo con sus determinados parámetros.

2.- Capitalizo el activo fijo con su fecha real de capitalización (Noviembre 2015) y jugando con las cuentas para que no afecte la "Cuenta de balance de activos fijos" real.

3.- Hago el cambio de ejercicio para poder depreciarlo en 2016 y ahí es donde me surgen más dudas:

Según mi ejemplo, la amortización queda por una cantidad de $1,000 mensuales por lo tanto al tratar de ejecutar la amortización me amortiza lo equivalente a las amortizaciones desde su capitalización:

¿Como hago para que me amortice solo lo real? ¿Existe alguna manera de modificar el resto de vida útil de acuerdo a lo real?

En algún post leí que un requisito era que el método de cálculo de la amortización debería ser "Valor neto contable/Resto de vida útil" lo cual me suena lógico si pudiera modificar ambos valores directamente en el dato maestro del activo.

[agustin_marcoscividanes · Accepted solution]

Hola

Supón que tienes un activo que adquiriste el 15/01/2015, con vida útil 24 meses por 48000.

Si no estabas llevando la gestión de activos fijos como tal en SBO y quieres cargarlo ahora tendrás:

- valor de capitalización: 48000

- fecha de capitalización: 15/01/2015

- vida útil: 24 meses

Debes calcular el importe amortizado:

- si comienzas a día uno de mes de capitalización serán 24000. El importe pendiente será 24000 y la vida útil restante será 12 meses

- si comienzas a día uno de mes siguiente: 22000. El importe pendiente será 28000, y la vida útil restante será 13 meses.

No te recomiendo realizar ajustes sobre los datos cargados que permita SBO. Puedes provocar valores de amortización erróneos.

Si tienes activos fijos de diferente tipo (terrenos, vehículos, ...) te sugiero que los cargues por el tipo, y que tu cliente te valide cada carga. Te va a ahorrar trabajo, y los informes estándar de SBO te ayudarán en tu tarea.

Un saludo

Agustín Marcos Cividanes

[gerardo_mendez · Accepted solution]

El escenario que describes es justo el que debo cargar pero aun sigo sin comprender cómo hago para decirle al sistema que de los 24 meses de su vida útil, al presente ejercicio solo me quedan 12, ¿cómo hago esto sin que el sistema pretenda amortizarme esos 12 meses que previamente amortice fuera del módulo de activos?

Comprendo que mediante la carga de excel puedo cargar dichos datos pero hasta el momento no me lo permite, actualmente he intentado cargarlo de la siguiente manera (Sin títulos):

Número de artículo

Descripción del artículo

Grupo de artículos

Clase AF

Fecha capitalización

Grupo AF

Grupo de amortización

Área de valoración

Fecha apertura valoración

Vida útil

Resto vida útil

Clase amortización

CAP

Amortización acumulada ordinaria

151

X40

126

01Eq.Transporte

20151113

01Eq.Transporte

01Eq.Transporte

General

20151113

120

115

01Eq.Transporte

120000

5000

He estado probando con varios valores pero no logro la carga con el efecto deseado.

Cualquier ayuda es bienvenida.

Gracias.

[agustin_marcoscividanes · Accepted solution]

Hola

el valor que planteas de resto de vida útil no es correcto. Debes calcularlo a 1 de enero de 2016, por lo tanto sería 2 si comienzas a amortizar a día 1 del mes de adquisición, o 1 si empiezas a día 1 del mes siguiente.

El valor de la amortización acumulada será 120000 / 120, al resultado lo multiplicas por los meses amortizados en el 2015 y lo restas del valor de adquisición. Este valor será el valor de lo que queda por amortizar.

Un saludo

Agustín Marcos Cividanes

[gonzalogomez · Accepted solution]

codigo	clase	descripcion	Fecha Cº	CAP	CAP H.	Area	Inicio Am	Vida	Resto	Clase Am	Cantidad	Am Acum
3588	2180	APARATO	20150414	3.132,82	3.132,82	100	20150414	84	75	VNC/RVU	1	318,12

[Former Member · Accepted solution]

Los calculos el sistema te los va a hacer automáticamente, lo que puede ser que te esté ocurriendo es que pienses que no está calculando bien los valores de amortización. Los estas viendo desde la ficha del activo? Te recomiendo verificar los valores desde los informes porque desde el dato maestro del AF solo te muestra previsiones y el valor de resto de vida útil solo se modifica una vez que finalice el ejercicio fiscal. Ejemplo:

Si tienes un activo llamado "AF" que compraste el 01/01/2016 con una vida util de 24 meses, y ejecutas la amortización hasta el 30/04/2016, la vida útil desde la ficha del activo se va a mantener en 24 meses (temporalmente) a pesar que ya le quede menos vida util, pero al finalizar el año 2016 el resto de vida útil bajaría a 12 meses, la mejor manera de verificar tus valores es desde los informes o desde la pestaña  "Amortización" en la ficha del activo.

[gerardo_mendez · Accepted solution]

Gracias por tus observaciones pero lo que me preocupa es que sigo sin poder cargar la plantilla, al parecer me obliga a que la vida útil sea igual al resto de vida útil:

La vida restante del activo fijo "XX" para el área de amortización "General" no es correcta.

[Former Member · Accepted solution]

Ese error se te presenta solo si lo intentas cargar desde "Importar activos fijos desde excel", es mejor desde DTW, sin embargo, si lo quieres cargar por excel y no te aparezca ese error debes colocar el calculo de la vida útil y amortización acumulada hasta el 31/12/xx del año anterior.

Ejemplo: Si tienes un activo fijo que compraste el 01/01/2015, el valor de amortización y resto de vida útil que debes colocar en la plantilla es hasta el 31/12/2015, de modo contrario nunca te permitirá cargarlos.

Ejemplo: Costo de activo: 10.000$ vida util de 36 meses.

Fecha de compra 01/01/2015.

Los valores que debes colocar en la plantilla son:

Amortización acumulada al 31/12/2015: [(10000/36) * 12] = 3333,33 $

Resto de vida útil: (36 - 12) = 24

Saludos.

[gonzalogomez · Accepted solution]

Si se empieza a amortizar el bien, el 13 de noviembre del año 2015 y se amortiza 2 meses, el resto de vida útil tienes que informa 118. 120-2=118.

si subes la información desde la opción de importación, siempre está referida a información al día 1 de enero del año actual.

Entonces los activos que tienes anteriores tienes que especificar su fecha de compra, su inicio de amortización, vida útil inicial, vida útil restante a 31/12/2015 , amortización a 31/12/2105. Por diferencia te calculará el VNC a inicio de ejercicio.

Mira el ejemplo que te he colocado.

Inicio amortización 14 de Abril de 2015.

Durante el año 2015 lo hemos amortizado 9 meses

vida útil inicial=84

vida útil restante=84-9=75

[gerardo_mendez · Accepted solution]

De hecho no me agrada trabajar con la importación desde excel, gracias a sus comentarios he logrado importar mi activo, seguiré haciendo pruebas para que me quede claro el escenario, ahora bien, me comentas que vía DTW es mucho más accesible, pero ¿También puedes cargar los valores de resto de vida útil y amortización acumulada? He visto las plantillas que ofrece DTW pero no he encontrado campo para subir dichos valores.

[Former Member · Accepted solution]

Que bueno.

Efectivamente, es mas fácil desde DTW, solo subes las de capitalización (OACQ,ACQ1,ACQ2) los valores de amortización acumulada y resto de vida útil los calcula solo el sistema corriendo el "Cambio de ejercicio para activos fijos" dependiendo del año que deses contabilizar.

[gerardo_mendez · Accepted solution]

Sabes, ya que logré la importación desde Excel he intentado realizar desde DTW y también los he cargado con éxito pero no logro el efecto que mencionas, lo que hago es lo siguiente:

- Cargo la plantilla de artículos.

- Cargo la capitalización

- Hago cambio de ejercicio

Pretendo depreciar al mes actual (Mayo 2016) pero el sistema pretende despreciarme desde inicio de ejercicio 2016 (Enero, febrero, marzo, abril), tal y como lo hace cuando hago la carga desde excel.

Yo te comprendí que si realizo la carga desde DTW podría depreciar desde el mes actual y no necesariamente desde el inicio del ejercicio.

¿Estoy haciendo algo mal o efectivamente no se puede cargar un activo y comenzar a depreciarlo a partir del mes actual?

Agradezco tu apoyo.

[Former Member · Accepted solution]

Efectivamente, el sistema te va a querer depreciar desde inicio del ejercicio, a menos que la fecha de inicio de depreciación sea 01/05/2016, intenta modificarlo manualmente desde el dato maestro del activo, si esto te funciona luego puedes cargar la plantilla ITM7 para modificar los demás activos que quieras parametrizar de la misma manera.

Saludos.

[Former Member]

En mi caso lo que hice fue subir el activo fijo y correr la modificación de ejercicio de activos fijos para que actualice la amortización acumulado. Pero no obtuve un buen resultado, les adjunto la pantalla para que vean que la vida útil restante no coincide con el valor residual y que la amortizacion normal no coincide con los meses transcurridos.

[Former Member]

Buenas,

Es muy interesante este hilo porque la carga inicial de activos fijos da mucha guerra y está bien que compartamos experiencias y formas de realizarlo. Os cuento mi experiencia y si hay alguien que sepa resolver la problemática que planteo le agradeceré la solución.

Yo la carga de activos fijos la he hecho siempre por DTW, mediante la carga de los datos maestros de artículo a través de la OITM e ITM7 y la capitalización de los activos a través de la OACQ, ACQ1 y ACQ2. Yo importo únicamente el VNC del activo y vida útil restante a fecha de arranque o fecha de inicio de los activos fijos en SAP. Es decir, capitalizando ese VNC y cargando la vida útil restante.

- PROS: la amortización pendiente de los elementos se realiza correctamente en función del VNC y de la vida útil restante.

- CONTRAS: pierdo la información en la ventana de resumen de datos maestros de AF del CAP del activo, de su amortización acumulada y de la fecha de capitalización real así como la fecha de inicio de la amortización. Esta pérdida en esta pestaña la soluciono utilizando campos de atributos, en donde guardo toda esta información. Hay otra pega adicional a esta solución, y es que si algún día se realiza una venta o una baja del activo fijo es necesario realizar un asiento contable manual por el importe de la amortización acumulada a fecha de inicio de los activos fijos porque, como he dicho, la carga inicial la he hecho por el VNC.

Por otro lado, mi experiencia en relación a la importación desde Excel es la siguiente. Esta forma de importación en teoría es la ideal si no fuera porque también tiene sus problemas.

- PROS: permite con un único paso la importación de los datos maestros de AF, de su fecha de capitalización original, su fecha de inicio de amortización original, su CAP, su vida útil restante y su amortización acumulada real.

- CONTRAS: solo sirve en caso de que la amortización acumulada teórica y la amortización acumulada real coincidan. En caso contrario, los valores de amortización que te propone SAP no son correctos. Pongo dos ejemplos:

Ejemplo 1: Amortización acumulada real y amortización acumulada teórica coinciden

F. capitalización: 01/04/2007

F. inicio de amortización: 01/04/2007

Vida útil: 120

Vida útil restante: 14

CAP: 120.000

Amortización acumulada: 106.000

En este caso los datos importados en SAP en la ficha del AF son los correctos:

Costes de adqusición y producción: 120.000

Valor neto contable: 2.000

VNC Histórico: 2.000

Amortización normal: 118.000

Es decir, restarían 2 meses para el siguiente ejercicio por un importe de 2.000. Esto es correcto.

Ejemplo 2: Amortización acumulada real es superior a amortización acumulada teórica (por ejemplo porque se haya realizado una amortización especial o no planificada)

F. capitalización: 01/04/2007

F. inicio de amortización: 01/04/2007

Vida útil: 120

Vida útil restante: 14

CAP: 120.000

Amortización acumulada: 113.000

En este caso los datos importados en SAP en la ficha del AF no son los correctos:

Costes de adqusición y producción: 120.000

Valor neto contable: 0

VNC Histórico: 0

Amortización normal: 120.000

En este ejemplo ya no resta ningún importe para amortizar en el siguiente ejercicio cuando deberían de restar 2 meses pendientes de amortización por una cuota mensual de 500 cada uno. Es decir, 1000. Sin embargo, está realizando la amortización en el presente ejercicio por un importe de 583,33 en lugar de por 500.

¿Cómo resolvéis vosotros esta problemática?

[Former Member]

Buenas tardes a todos,

Yo ya he podido realizar la carga de los activos fijos mediante la plantilla de excel que se importa por el modulo de importar y exportar datos maestros de activos fijos de excel, pero tengo problema con 2 articulos, se estan cargando con fecha de capitalizacion 31122015 y fecha de apertura de valoracion 01012016, pues fueron comprado el 29122015, pero al cargarlo me genera el error La fecha de inicio de la amortización del activo fijo "AF0096" para el área de amortización "LOCAL01" no puede estar en el ejercicio importado  el ejercicio es 2016, me pueden ayudar por favor, si se les ha presentado este error como lo han solucionado, gracias.

[gonzalogomez]

Tienes que cargarlo con fecha inicio de amortización 31/12 y luego ir a la ficha del artículo y actualizarles manualmente esa fecha a 01/01

[Former Member]

Buenas tardes Gonzalo Gomez,

Realice el cambio sobre la plantilla y me genera el siguiente error

La vida restante del activo fijo AF0200" para el área de amortización "LOCAL01" no es correcta

esta es la estructura de la plantilla:

Esta son las imágenes de la carga que estoy realizando, muchas gracias estaré atento a sus comentarios.

[gonzalogomez]

Quiero decir, que no puedes cargar nada cuya fecha de inicio de amortización, etc.. sea de el año actual.

Los artículos nuevos que empiecen a 01/01 yo los cargo como 31/12 y luego le corrijo los datos en la ficha del activo fijo.

De todas formas los artículos nuevos del año actual si no son muchos te recomendaría crearlos manualmente y capitalizarlos en el sistema si es posible...

[Former Member]

Muchas gracias Gonzalo, ya soluciones el tema, cree la ficha del activo fijo Manual luego cree una capitalización con fecha de 31122015 y cambiando la cuenta de compensación de adquisición a la cuenta del activo para que esto no afecte y el asiento quede en 0, y luego ejecute la modificación del ejercicio y listo.

[Former Member]

Lo que no me queda claro es que hace el sistema con la función modificación de periodo? Si por ejemplo tengo activos que se compraron en el 2011 y el cliente comienza a usar el sistema ahora, tengo que tener todos esos periodos creados en el sistema?

[gonzalogomez]

Si el arranque no coincide con el inicio del ejercicio natural o fiscal la mejor opción y más simple es capitalizar los activos a la fecha de referencia como si fuesen nuevos.

Las opciones de importación y traspaso no traen el histórico ... sino la información acumulada y además se tiene que hacer como si fuese a fecha 31/12/2015 y luego generar amortizaciones o modificar fechas o determinaciones... y actualizar la información desde el día 01/01/2016 hasta el día que toque...

podrías dejar en anexos de cada ficha de activo fijo su información relevante o rellenarla a posteriori en los campos o definir campos de usuario con la información histórica.

[Former Member]

Gracias por el aporte, ahora la empresa donde tengo que subir los activos tiene ejercicio fiscal de Julio a Junio, no es año calendario. Esto me puede traer alguna complicación?

[Former Member]

Y si se cargan los activos fijos y luego se corre un proceso de amortización contra cuentas transitorias para que el sistema calcule automaticamente la amortización? Que inconvenientes se pueden llegar a tener?

[gerardo_mendez]

Pues sería más decisión de lo contadores de la empresa, el especial cuidado lo debes de poner al momento de realizar la amortización de tu periodo actual, debiendo cambiar la configuración de cuentas a las cuentas reales.

Pero pudiera ser una buena opción.

[Former Member]

Buenas,

Yo los he subido tanto por Excel como por DTW, y realmente me parece mas práctico DTW, ya que como dice Agustín cuando lo haces por Excel tienes que calcular valores al 31/12 del año anterior.

Las 3 ultimas veces que he cargado activos fijos lo hago de la siguiente manera:

1) Cargo el dato maestro de cada activo. (Ficha, clase de AF, atributos, centros de costem proyectos, etc).

2) Cargo las plantillas de capitalización (OACQ, ACQ1 y ACQ2). Si es como saldos iniciales y estoy subiendo asiento de balance también, lo que hago es cuadrar la cuenta contable como transitoria para que luego queden en cero dichas cuentas (proceso de saldos iniciales normal), en caso contrario parametrizo las cuentas contables para que no genere ningún efecto contable pero que el activo fijo si tome el valor correspondiente y pueda empezar a depreciarlo.

Ejemplo de asiento al momento de cargar dichas plantillas:

Cuenta transitoria             XXXX

      Cuenta transitoria                XXXX.

Luego modifico las cuentas para el día a día.

3) Modificar el ejercicio de activos: Utilizo esta opción dependiendo del año en el que quiero contabilizar la amortización. Ejemplo: Si el activo tiene fecha de compra (capitalización) del año 2011 pero yo quiero contabilizar la depreciación solo en el 2016, modifico el ejercicio de los activos hasta el 2016 y luego ejecuto la amortización.

Espero que te haya servido, cualquier duda estoy a la orden.

Saludos.

Javier Simón