Externe Abstimmung

[thomas_bartels]

Hallo SAP B1 Kollegen,

ich bräuchte eine Argumentationsgrundlage für die Durchführung einer externen Abstimmung unter den Voraussetzungen a) nicht aktivierte Kontoauszugsverarbeitung und b) aktivierte Kontoauszugsverarbeitung.

Im Fall a)

Die offenen Transaktionen in externen Auszug basieren ja auf der Darstellung der Positionen, die auf den Bankkontoauszügen vorhanden sind und hier entweder manuell oder per Bankdatei eingelesen werden. Kann mir jemand sagen auf welches Format sich diese Bankdatei bezieht. Die mt940 scheint es nicht zu sein, da ein Test in dieser Richtung nicht von Erfolg gekrönt war.

Wenn man nun die eingegangen oder ausgegangenen Zahlungen auf dem Bankauszug mit den eingegebenen Buchungen in unserem Finanzwesen vergleichen möchte, finde ich es etwas verwirrend, warum auch die Ausgangsrechnungen mit aufgeführt werden.

Des Weiteren finde ich es verwirrend, dass die intern abgestimmten Buchungen bei der Darstellung der externen Abstimmung auch mit angezeigt werden. Kann man das damit argumentieren, weil mit der internen Abstimmung nur eingegebene Buchungen miteinander abgeglichen werden und nicht die manuell erfassten Positionen des Bankkontoauszuges?

Im Fall b)

Wenn ich bei der Kontoauszugsverarbeitung einen Kontoauszug in elektronischer Form (mt940) einlese, warum sollte ich diese Informationen noch einmal unter der Funktion Auszugsnachweis erfassen? Die Abstimmung erfolgt doch schon mit der Kontoauszugsverarbeitung.

Wie gesagt, für Argumentationsgrundlagen wäre ich sehr dankbar.

Vielleicht hat jemand ja auch eine von SAP erstellte Funktionsbeschreibung parat, die man einmal einsehen könnte.

Mit freundlichen Grüßen

Thomas Bartels

[S0002789192]

Die externe Abstimmung ist nach meiner Kenntnis ausschliesslich dafür da, die unter "Auszugsnachweis" erfassten Buchungen abzustimmen. Wir haben immer viel Wert darauf gelegt, dass unsere Kunden sich nicht mit der externen Abstimmung befassen. Im Auszugsnachweis kann man buchungsneutral z.B. die "Kasse" erfassen. Bevor man im Journal den laufenden Saldo sehen konnte, konnte das hilfreich sein, um im Vorfeld zu sehen, dass die Buchungen nicht ins Minus laufen. Extern erfasste "Buchungen" müssen aber immer noch tatsächlich gebucht werden. Die externe Abstimmung ist dann also die Kontrolle, ob das, was jemand da extern aufgeschrieben hat auch alles gebucht wird.

Kontoauszüge kann man ja schon lange importieren - auch schon, bevor es die Funktion der Kontoauszugsverarbeitung gab. Das lief dann über "Cash&Bank" - die Auszüge (MT940) wurden in den "Auszugsnachweis" importiert (früher hieß der Punkt glaube ich anders) und die wurden dann auch gebucht. Da dieser externe Auszug auch gebucht wird, brauchte man die externe Abstimmung dafür auch nicht.

Wenn man die Kontoauszugsverarbeitung aktiviert hat kommt deshalb immer die Meldung beim Start von Payment-Engine: Kontoauszugsverarbeitung läuft; der Kontoauszugsimport und die Funktion Cash & Bank werden deaktiviert. Das heißt, dass man z.B. Konto 1200 (SKR03), wenn es bei der Hausbank hinterlegt und da der Auszugsimport eingerichtet ist, in der externen Erfassung (Auszugsnachweis) nicht mehr ansprechen kann.

Wir hatten es schon, dass Kunden extern abgestimmt haben und sich dann gewundert haben, dass die Posten immer noch offen waren. Also deshalb - es gibt aus meiner Sicht eigentlich keine Argumentation für die externe Abstimmung - eher dagegen, das sie der eigentlichen Buchhaltung nichts bringt. Vielleich gibt es ja da in anderen Ländern Anforderungen

Mit freundlichen Gruessen

Dr. Gabriele Grueneberg

PS: Der Punkt "Auszugsnachweis" hieß nicht früher anders, sondern das hängt mit der Aktivierung der Kontoauszugsverarbeitung zusammen. Ist die Kontoauszugsverarbeitung nicht aktiviert gibt es den Menüpunkt "Externen Kontoauszug bearbeiten". Ist die Kontoauszugsverarbeitung aktiviert, dann gibt es den Menüpunkt Kontoauszugsverarbeitung (= neue Funtion für Kontoauszüge. manuell oder als Import über AddOn BTHF) und Auszugsnachweis (früher "Externen Kontoauszug bearbeiten") .

Edited by: Dr. Gabriele Grueneberg on Jan 19, 2011 4:13 PM